12 tips voor het maken van betere PowerPoint-presentaties

Ooit afgevraagd hoe u een goede PowerPoint-presentatie kunt maken? Het maken van professionele, unieke PowerPoint-presentaties is veel eenvoudiger dan u denkt. Dit artikel helpt je de tools te vinden om precies de presentatie te maken die je wilt.

Lees verder om meer te weten te komen over PowerPoint-sjablonen en PowerPoint-achtergronden, en om advies te krijgen over contouren en communicatieve vaardigheden. U vindt er ook tijdbesparende tips, om nog maar te zwijgen van drie belangrijke richtlijnen voor het maken van effectieve presentaties:

Trek de aandacht van kijkers

Dia’s maken die de aandacht van kijkers trekken, gaat niet over zoveel mogelijk passen op het scherm. Het gaat erom de ruimte op uw dia’s effectief te gebruiken. Zet uw dia’s niet te vol en neem alleen elementen op die bijdragen aan de punten die u wilt maken. Wanneer u afbeeldingen op een dia gebruikt, kiest u afbeeldingen die een doel dienen (zoals een grafiek of diagram die een direct voordeel van uw idee laat zien).

1. Selecteer of maak uw eigen thema.

Thema’s zijn de evolutie van ontwerpsjablonen, maar ze zijn ook veel meer dan dat. Thema’s zijn geïntroduceerd om u te helpen gemakkelijk de juiste look voor uw presentaties te creëren en om al uw Microsoft Office-documenten vrijwel onmiddellijk te coördineren.

Een thema is een gecoördineerde set lettertypen, kleuren en grafische effecten die u met één klik op uw hele document kunt toepassen.

In PowerPoint omvat het thema ook het diamodel, de dia-indelingen (en opties voor de achtergrond van de dia).

Wanneer u een thema in uw presentatie toepast, krijgt u automatisch dia-indelingen, kleuren, lettertypen en grafische effecten die bij elkaar passen, en kunt u inhoud met slechts een paar klikken opmaken.

Zoek in het PowerPoint-lint (bovenaan uw scherm) veel ingebouwde thema's op het tabblad Ontwerpen . Een thema wilt bekijken, in de Thema galerij, gewoon plaatst u de muisaanwijzer eroverheen.
Met behulp van de galerijen op het tabblad Ontwerpen kunt u ook een dia-ontwerp combineren met verschillende themakleuren, lettertypen en effecten om snel uw eigen look te creëren.

2. Gebruik video en audio om uw boodschap effectiever over te brengen.

Dynamische inhoud, zoals een korte video die een belangrijk punt illustreert, is een geweldige manier om uw publiek te betrekken. Als u audio gebruikt om uw boodschap over te brengen, zoals opgenomen commentaar (u kunt dit aan dia’s toevoegen wanneer u uw presentatie naar anderen stuurt om ze te bekijken), kunt u uw dia’s ook schoon en toegankelijk houden.

In PowerPoint is video die u invoegt vanuit uw bestanden nu standaard ingesloten, zodat u niet meerdere bestanden hoeft op te nemen wanneer u uw presentatie elektronisch deelt. U kunt uw ingesloten video’s ook aanpassen met gebruiksvriendelijke tools, zoals het bijsnijden, vervagen en effecten van video’s. En met PowerPoint kun je een video invoegen die je naar een website hebt geüpload om direct in je presentatie af te spelen.

3. Gebruik grafische elementen om de belangrijkste punten te benadrukken

Een goed gekozen afbeelding of diagram kan uw publiek vaak veel meer overbrengen dan saaie tekst met opsommingstekens. Gelukkig is het maken van grafieken en afbeeldingen nog nooit zo eenvoudig geweest.

Als Excel op uw computer is geïnstalleerd, krijgt u automatisch de kracht van Excel-grafieken wanneer u een grafiek maakt in PowerPoint. Klik gewoon op de Grafiek pictogram om een grafiek te maken.

Wanneer uw grafiek gemaakt is, wordt een Excel-werkblad geopend en kunt u uw gegevens toevoegen en bewerken.

Met SmartArt-afbeeldingen, kunt u net zo gemakkelijk een diagram van professionele kwaliteit maken als een lijst met opsommingstekens. Typ gewoon in het SmartArt-tekstvenster en het diagram wordt automatisch gebouwd. SmartArt-lay-outs zijn beschikbaar voor vele soorten diagrammen, variërend van eenvoudige lijsten tot procesdiagrammen, organigrammen, tijdlijnen en nog veel meer.

Klik op het SmartArt- pictogram op een willekeurige plaatsaanduiding voor inhoud om een SmartArt-afbeelding toe te voegen.

4. Gebruik animaties en overgangen verstandig.

Tekst en afbeeldingen op het scherm laten verschijnen op het moment dat u ze nodig hebt, kan een leuke bijkomstigheid zijn. Overdreven animaties kunnen echter afbreuk doen aan de inhoud van uw presentatie.

Om uw punten te benadrukken zonder uw publiek te overweldigen, beperkt u de animatie tot de belangrijkste punten en gebruikt u gedurende de hele presentatie consistente animatiekeuzes. Pas animaties aan , bekijk voorbeelden en pas ze toe rechtstreeks vanaf het tabblad Animaties

Consistente of complementaire keuzes in diaovergangen kunnen ook een professionele toets geven en afleiding helpen voorkomen.

Pas overgangen aan, bekijk voorbeelden en pas ze toe vanaf het tabblad Overgangen.

Geef duidelijk uw informatie door

Een presentatie kan een wereld van verschil maken, en PowerPoint biedt een groot aantal tools om uw dia’s consistent, nauwkeurig, professioneel en duidelijk te houden. Het zal u misschien verbazen hoe u bijvoorbeeld met het diamodel en de lay-outopmaak van standaard naar briljant kunt gaan.

5. Begin met het schetsen van uw presentatie.

Neem de tijd om uw presentatie uit te plannen voordat u uw dia’s maakt. Dit kan tijd besparen en u helpen een duidelijkere en effectievere presentatie te geven.

U kunt uw overzicht maken door een dia titel en opsommingstekens voor uw hoofdonderwerpen op elke dia te typen. Maar u kunt ook het overzichtspaneel gebruiken om uw volledige presentatieoverzicht in één venster te typen en gaandeweg dia’s aan uw presentatie toe te voegen.

6. Gebruik masters en lay-outs om tijd te besparen en betere resultaten te krijgen.

De Slide Master is een van de belangrijkste PowerPoint-tools voor het maken van gebruiksvriendelijke, fantastisch uitziende presentaties. De master geeft je een centrale plek om inhoud en opmaak toe te voegen die je op al (of de meeste) dia’s wilt laten verschijnen. Wijzigingen in de opmaak en lay-out van het diamodel worden automatisch bijgewerkt tijdens de dia-indelingen in uw presentatie, waardoor u enorm veel tijd en moeite bespaart en uw dia’s consistent blijven. Plaats bijvoorbeeld uw logo op het diamodel en het zal op alle dia’s in de presentatie verschijnen.

Een slide master bevat een set dia-indelingen voor verschillende soorten inhoud. Er zijn standaard negen dia-indelingen beschikbaar op het tabblad Start , en ze zijn opgemaakt op basis van het diamodel. U kunt elk van deze indelingen individueel aanpassen en zelfs uw eigen aangepaste dia-indelingen maken.

7. Overweeg de verschillen tussen gedrukte presentaties en presentaties op het scherm.

Presentaties die zijn ontworpen om op het scherm te worden bekeken, werken niet altijd goed wanneer u ze afdrukt. Donkere achtergronden die er bijvoorbeeld goed uitzien op dia’s, worden zelden goed afgedrukt. Op dezelfde manier kan voettekst die u nodig hebt in gedrukte vorm, waarschijnlijk afleiden op het scherm. Gelukkig maakt PowerPoint het gemakkelijk om te schakelen tussen afdruk- en schermpresentatie-opties. Hier zijn twee functies die kunnen helpen:

Wanneer u uw presentatie opmaakt met een thema, diamodel en lay-outs, zoals eerder in dit artikel beschreven, kunt u met slechts een klik van een lichte achtergrond naar een donkere achtergrond gaan, en de tekst op uw dia’s verandert automatisch van kleur om zichtbaar te zijn op de nieuwe achtergrond. Zoek de dia-achtergrondgalerij op het tabblad Ontwerpen in de groep Achtergrond .

Om snel voettekst, paginanummer en datuminhoud op alle dia’s tegelijk weer te geven of te verbergen , klikt u op het tabblad Invoegen op Koptekst en voettekst . In de Koptekst en voettekst dialoogvenster kiezen om ze weer te geven of te verbergen, en klik op Toepassen op alles. ( Merk op dat als u de voettekst, het paginanummer of de plaatsaanduiding voor de datum op een dia verwijdert, de dia deze inhoud niet weergeeft, zelfs niet als u deze in dit dialoogvenster inschakelt.)

8. Gebruik notitiepagina's en hand-outs om het verhaal te vertellen.

Gebruik het notitievenster dat onder de dia in de normale weergave verschijnt om notities voor uzelf te maken voor uw presentatie of om notities te maken die u voor uw kijkers kunt afdrukken in plaats van uw dia’s met tekst te vullen. U kunt ook hand-outs opmaken en afdrukken die maximaal negen dia’s per pagina bevatten.

Houd de controle over uw presentaties

Aangepaste kleuren, lay-outs en afbeeldingen kunnen veel voor uw presentatie betekenen. Maar een slecht uitgelijnd stroomdiagram of een presentatie die crasht op de computer van uw klant, zal waarschijnlijk niet de indruk maken die u wilt.

9. Houd de bestandsgrootte beheersbaar.

Een veelvoorkomende oorzaak van stress wanneer u in PowerPoint werkt, is dat het bestand te groot wordt om te bewerken of om de presentatie soepel te laten verlopen. Gelukkig is dit probleem gemakkelijk te vermijden door de media in uw bestanden te comprimeren en waar mogelijk native PowerPoint-functies te gebruiken (zoals tabellen, grafieken, SmartArt-afbeeldingen en vormen) in plaats van objecten uit andere programma’s te importeren en in te sluiten.

10. Gebruik de beschikbare tools om het de eerste keer goed te doen.

U hebt in dit artikel al gezien dat u functies zoals dia-indelingen kunt gebruiken om snel consistente dia’s te maken of tools zoals SmartArt-afbeeldingen kunt gebruiken om in een mum van tijd een afbeelding van professionele kwaliteit te maken.

Maar als u uw eigen ding moet doen – en dat ding hoort niet thuis in een dia-indeling of past niet in een beschikbare grafische stijl – biedt PowerPoint nog steeds tools om u tijd te besparen en uw resultaten te verbeteren.

11. Schakel de lay-outopties van AutoCorrectie uit (of beheer deze).

PowerPoint biedt verschillende automatische opmaakopties om ervoor te zorgen dat uw dia’s zich aanpassen aan de opgegeven lay-outs. Ze kunnen veel tijd besparen, maar ze kunnen ook frustrerend zijn als u ze niet opzettelijk gebruikt en als ze ervoor zorgen dat de opmaak (zoals de lettergrootte in diatitels) inconsistent wordt van de ene dia naar de andere. Als u niet wilt dat uw tekst automatisch wordt verkleind om in de inhoud te passen, kunt u deze functies eenvoudig uitschakelen in het dialoogvenster

AutoCorrectie-opties .

12. Weet precies wat uw kijkers zullen zien.

Als u er zeker van wilt zijn dat wat u verzendt, is wat kijkers zullen zien, kunt u de presentatie opslaan in de PowerPoint-diavoorstelling-indeling, zodat de show voor de ontvangers start zodra ze het bestand openen. Maar sommige variabelen, zoals media correct zal worden afgespeeld op de computer van de ontvanger, kunnen nog steeds van invloed zijn op wat kijkers zien.

PowerPoint heeft een functie waarmee u uw presentatie gemakkelijk en overal perfect met bijna iedereen kunt delen. U kunt nu met een paar klikken een video van hoge kwaliteit van uw presentatie maken, compleet met uw opgeslagen vertelling en timing. PowerPoint maakt de video op de achtergrond terwijl u doorwerkt